Changer l'Adresse sur le Kbis : Procédure et Délais pour la Mise à Jour

Un Kbis est nécessaire à toutes entreprises installées en France. En disposant de ce kbis, l’entreprise prouve son existence et son inscription au RNE (registre national des entreprises). Dans ce Kbis, on retrouvera toutes les informations concernant l’entreprise. De ce fait, si des informations la concernant changent, il faudra également modifier le contenu du Kbis. Comment réaliser cette démarche de mise à jour ? On vous en parle dans les quelques lignes qui suivent.

Kbis et adresse du siège social de l’entreprise : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un Kbis ?

Le Kbis est un document émanant du greffe du tribunal. Il est délivré à toutes les entreprises qui réalisent des activités commerciales en France et concerne tout autant les personnes morales que les individus physiques. La possession d’un extrait Kbis permet à une entreprise de justifier qu’elle existe légalement et peut exercer ses activités en France. Par ailleurs, il faut aussi noter que ce document est nécessaire à toutes les entreprises lorsqu’elle réaliser différentes procédures administratives. Ce sera par exemple le cas lorsque la société s’enregistre à une assurance professionnelle. Il en sera de même au moment de l’ouverture du compte bancaire au nom de l’entreprise. Les informations contenues dans cet extrait Kbis sont également utiles lorsqu’on passe à la liquidation d’une EURL. En effet, ce sont ces dernières qu’on va retranscrire dans l’annonce légale de dissolution et de liquidation. Notez qu’un extrait Kbis a une durée limitée. Si vous en avez besoin pour vos démarches administratives, il faudra faire une demande tous les 3 mois. Un extrait Kbis a une durée de validité de 3 mois. Afin d’obtenir un extrait Kbis à jour dans ce cas, vous pouvez en faire la demande sur des spécialisés ou le guichet unique de l’INPI. Notez également que tout le monde a la possibilité et le droit de demander l’extrait Kbis d’une entreprise quelconque.

Quid du siège social de l’entreprise ?

Tous les types d’entreprises en France doivent avoir une adresse exacte pour son siège social. Qu’il s’agisse d’une SARL, d’une EURL, d’une SAS, d’une SASU, d’une SA, d’une SCI, etc., et même d’une micro-entreprise, toutes doivent avoir un siège social. Il s’agit du domicile juridique de la société et qui doit être présent dans tous les documents qu’elle diffuse. Ainsi, même dans le cas d’une procédure de cessation d’activité agricole (MSA), cette adresse du siège social de l’entreprise doit être bien visible. Notez également que l’adresse du siège social de la société définit sa nationalité. Ce qui veut dire qu’en connaissant le domicile du siège social de l’entreprise, on pourra connaitre la législation qui la régit. Il en sera de même pour le principe de fiscalité auquel elle doit se soumettre. Mais aussi, le siège social de la société détermine à quel tribunal du commerce elle dépend. Sachez que l’adresse du siège social de l’entreprise peut être la même que celle du dirigeant ou d’un de ses associés. Elle peut aussi être différente. En effet, il est possible que la société achète ou loue un local professionnel où elle va être domiciliée. À noter également que le domicile administratif de l’entreprise peut se trouver chez une société de domiciliation. Dans ce cas, l’adresse de son siège social s’y trouvera. Mais aussi, cette adresse peut être différente de celle où se passent les opérations de la société. Ainsi, dans le cas où la société change d’adresse, il procèdera aussi à une modification de ses statuts. Ce qui amènera logiquement et obligatoirement à un changement du contenu du Kbis.

Changement de l’adresse sur le Kbis : quel intérêt ?

L’adresse du siège social apparait sur le Kbis de la société. On retrouve également d’autres informations sur ce document, comme :

• Le greffe du tribunal dont elle dépend,
• La date d’immatriculation de la société,
• Le statut juridique adopté,
• Le numéro Siren de la société,
• L’identification du chef d’entreprise et du commissaire aux comptes,
• La valeur du capital social,
• Et bien d’autres encore.

Il est donc important de mettre à jour de manière régulière ces informations, surtout s’il y a eu une modification sur l’une des mentions. Pour ce faire, il revient au représentant légal de la société de mettre au courant le greffe du tribunal en cas de modification. Cette information doit se faire dans les 30 jours qui suivent l’acte et la décision de changement. Le greffier du tribunal se chargera ensuite, de la vérification des informations transmises. La modification sur l’extrait Kbis se fera à la suite de cette vérification. Par ailleurs, lorsque la société procède à une mise à jour récurrente des informations sur le Kbis, cela permet d’avoir une idée précise sur la situation de l’entreprise. De ce fait, si l’entreprise déménage et change l’adresse de son siège social, ii est important de procéder à la modification du Kbis.

Quand est-ce que la modification d’adresse sur le Kbis est-elle importante ?

Plusieurs situations peuvent se présenter et amener au changement d’adresse sur le Kbis. Effectivement, sur ce document, on aura 2 adresses spécifiques :

• L’adresse de la société, c’est-à-dire le domicile du siège social,
• Le domicile du chef d’entreprise qui est son adresse personnelle.

De ce fait, on va procéder à la modification de l’adresse du Kbis dans les cas qui suivent :

• Modification de l’adresse de l’entreprise,
• Déménagement du dirigeant de l’entreprise,
• Déménagement du chef d’entreprise si le siège social de la société a été fixé au domicile de ce dernier.

Le cas où il y a modification de l’adresse de l’entreprise

Ce cas est celui que l’on rencontre le plus dans une situation de changement d’adresse sur le Kbis. Cette démarche demande l’agrément des associés de l’entreprise pour être effective. De ce fait, même si le chef d’entreprise demeure le même, on procèdera à la modification de l’adresse du siège social. Cette modification doit d’ailleurs, être perçue et visible sur l’extrait Kbis de l’entreprise. Il faut aussi penser à changer le contenu des statuts de l’entreprise. En d’autres termes, en procédant au changement de l’adresse du siège social de votre société, vous devez aussi bien organiser l’aspect administratif.

Le cas où il y a un déménagement du dirigeant de l’entreprise

Il est possible de choisir comme adresse sociale de l’entreprise, le domicile de son dirigeant. Toutefois, ce choix veut aussi dire que lorsque le dirigeant déménage, la société sera aussi dans l’obligation de modifier l’adresse de son siège social. Si tel est le cas, il faudra également penser à changer l’adresse dans le Kbis. Il faut aussi noter que le changement d’adresse dans le Kbis dans ce cas, peut être une obligation pour la société. En effet, il ne sera possible d’installer le domicile de la société chez le dirigeant que si toutes les dispositions légales accordent ce droit. Cela concerne entre autres les dispositions légales comme les baux, les règles concernant la propriété ou autres. Il faut aussi bien se référer à la destination du local qui doit être en accord avec les activités de l’entreprise. Notez qui si le dirigeant loue la propriété et que le propriétaire refuse qu’on y domicilie son entreprise, cette domiciliation peut toujours se faire, mais sur un délai limité à 5 ans. À l’issu de ces 5 ans, le changement d’adresse pour la société sera indéniable.

Les formalités à considérer pour changer l’adresse du siège social de l’entreprise

Il revient aux associés ou à l’associé unique d’une société de décider et de valider le changement d’adresse du siège social de l’établissement. De ce fait, il faut considérer quelques démarches avant de procéder à la modification.

La prise de décision de changer l’adresse durant une AGE

Lorsqu’on procède au changement d’adresse du siège social d’une entreprise, cela conduit obligatoirement à la rectification du Kbis. De ce fait, il faut respecter quelques étapes essentielles. Cela commence par la convocation des associés de l’entreprise à une assemblée générale extraordinaire. Cette AGE a pour objectif de voter le changement d’adresse du siège social de la société. Une fois le changement décidé, un procès-verbal (PV) est établi par le représentant légal de l’entreprise. Il doit être daté et signé par le gérant ou le président, ainsi que les associés de la société.

La diffusion d’une annonce légale

Une fois le PV de ratification du changement d’adresse établi, le représentant légal poste une annonce légale dans un support d’annonce légale. Cette annonce légale portera sur la décision des associés de transférer l’adresse du siège social de l’entreprise. Notez que si le transfert se fait dans le même département, le gérant n’aura qu’une publication à faire. Dans le cas où la nouvelle adresse du siège social se trouve dans un autre département, il faudra publier une annonce légale dans les deux départements concernés. La première annonce permet de faire connaitre aux tiers dans le département de l’ancienne adresse que la société ne sera plus présente dans la localité. La seconde annonce a pour but de faire connaitre l’installation de l’entreprise dans le département et la nouvelle adresse mentionnée dans la publicité. Ainsi, dans l’annonce légale, on doit mentionner l’ancienne adresse et la nouvelle.

Le dépôt des documents nécessaires au greffe du tribunal

Pour cette étape, vous n’aurez qu’à transférer les documents nécessaires via le guichet unique en ligne de l’INPI. Il vous suffit pour ce faire de remplir la fiche en ligne de modification d’adresse sur le Kbis, et de transmettre les documents demandés. Il revient au site de transmettre votre demande au greffe du tribunal compétent. Cela permet d’enregistrer automatiquement la modification nécessaire concernant l’adresse de la société sur le Kbis. Les documents que vous devez prévoir concernent les éléments qui suivent :

• Un exemplaire du PV de la prise de décision de l’assemblée générale extraordinaire. Le chef d’entreprise s’assure que le document, qui est une copie, est certifié conforme.
• Un exemplaire des statuts de la société, modifiés et mis à jour. Le gérant de la société doit également certifier la conformité de ces documents.
• Une preuve de la nouvelle adresse du siège social de l’établissement. Cela peut être la facture d’électricité, le bail commercial, etc.
• L’attestation de publication de l’avis légal. Cette annonce doit avoir été faite dans les 30 jours qui suivent la prise de décision durant l’AGE.

Par ailleurs, si le gérant ne réalise pas lui-même la démarche de demande de modification du contenu du Kbis, il faudra établir un mandat de délégation à la personne désignée. Ce mandat est à transmettre en ligne au greffe du tribunal avec les autres documents sus-cités.

Quid du changement du domicile du dirigeant dans le Kbis ?

L’adresse du siège social se trouve au domicile du dirigeant

Cette démarche est à faire si l’adresse du siège social de l’entreprise se trouve au domicile du dirigeant. Ainsi, le changement de l’adresse du siège social dans le Kbis ne suffit pas. Il faudra aussi penser à la modification de celle du dirigeant. Dans ce cas, le chef d’entreprise doit convoquer une assemblée générale des associés. Il faudra alors déterminer si l’adresse du siège social sera transférée au nouveau domicile du gérant, ou dans un autre local. Par ailleurs, la décision des associés ou de l’associé unique doit toujours être consignée dans un procès-verbal. Il faudra ensuite, publier une annonce légale pour faire savoir le changement d’adresse. Concernant la transmission du dossier à remettre au greffe du tribunal pour la mise à jour du Kbis, cela dépendra de la forme juridique de la société :

• Dans le cas d’une EURL ou d’une SARL : remplir la fiche de modification du Kbis sur le guichet unique de l’INPI,
• Pour une SAS ou SASU et pour la SCI : remplir la fiche de modification du Kbis en ligne sur le guichet unique. Envoyer dans ce cas :

1. Un exemplaire du procès-verbal de décision de l’assemblée générale.
2. Un exemplaire des statuts de l’entreprise modifiés.
3. L’attestation de publication dans une annonce légale.
4. La preuve de l’occupation du nouveau local/de l’adresse.

En outre, le représentant légal doit fournir une lettre de procuration ou de délégation de pouvoir s’il ne fait pas lui-même la procédure. Ce qui veut dire que ce sera son remplaçant qui signe la fiche envoyée au greffe du tribunal.

L’adresse du siège social ne se trouve pas au domicile du dirigeant

Lorsqu’il n’y a que l’adresse du dirigeant qui change, la demande de modification se fait directement au niveau du RCS. Pour cela, le dirigeant doit effectuer une déclaration modificative afin de demander le changement d’adresse dans le Kbis. Parallèlement, la déclaration au niveau des autres instances de l’administration compétente se fera automatiquement. Cela concerne par exemple, l’INSEE, mais aussi l’administration fiscale ou encore le service de la protection sociale.

La création d’une entreprise en France : les démarches à suivre

Dans la création d’une nouvelle entreprise, vous devez respecter les étapes suivantes :

• Définir le concept du projet à lancer.
• Réaliser une étude de marché.
• Établir un business plan.
• Trouver le financement adéquat.
• Choisir la forme juridique de la société.
• Choisir l’adresse du siège social de l’entreprise.
• Rédiger les statuts de la société qui permettent de définir son fonctionnement. Cela ne concerne pas les micro-entreprises.
• Réunir le capital social de l’entreprise.
• Faire le dépôt du capital social. À noter que pour la plupart des statuts juridiques, 1 euro symbolique suffit pour constituer le capital.
• Diffuser une annonce légale de constitution de la société. Elle est à faire dans un support légal agréé par l’État.
• Immatriculer l’entreprise en passant par le Guichet unique. Pensez à préparer à l’avance les documents qui doivent être envoyés via cette plateforme. Cela concerne par exemple, les statuts de la société, la preuve de l’occupation du local et de l’adresse, les attestations de dépôt du capital social et de publication de l’annonce légale, etc.