Changer la Date de Clôture Comptable : Démarches et Conséquences

Au moment de créer son entreprise, l’entrepreneur doit opter pour la date de clôture comptable de son établissement. Il s’agit de la date de fin d’exercice social qui définit l’année d’exercice pour la société. Cependant, au cours de la vie de l’entreprise, il est possible que cette date, déterminée en amont, ne convienne plus à l’activité de la société. Dans ce cas, les associés de l’entreprise peuvent décider de modifier la date de fin d’exercice social. Si tel est le cas, il faut connaitre un certain nombre de points et les formalités administratives demandées pour procéder au changement.

Clôture de l’exercice comptable : que savoir ?

Définition de l’exercice comptable

L’exercice comptable d’une entreprise correspond à son exercice social. Il s’agit de la période qui constitue le cycle d'activité économique de la société et qui s’étend sur une année. Cette période peut ne pas se présenter comme le cycle d’une année civile. Les associés de la société ont la possibilité de déterminer un cycle d’activité qui sera propre à l’entreprise. Cela va surtout dépendre de la nature de l’objet social de cette dernière. Dans tous les cas, on doit définir une date précise pour ouvrir cet exercice comptable. On doit également mentionner une date de clôture de cet exercice social. Ces éléments sont à consigner dans les statuts de l’entreprise au moment de sa création.

Définition de la date de clôture de l’exercice comptable : comment s’y prendre ?

Les associés sont libres dans le choix de cette date de clôture

Par principe, le choix de cette date de clôture de l’exercice comptable est totalement libre et laissé aux associés. Toutefois, le législateur prévoit deux exigences principales dans la définition de cette date :

• Nécessairement, l’exercice social d’une entreprise doit toujours durer 12 mois. Cependant, il est possible de demander une extension de ce cycle d’activité économique annuel à 23 mois. On peut également faire une demande inférieure à 12 mois. Cela ne doit toutefois concerner que la première année d’exercice de la société ainsi que sa dernière année.
• La date définie par les associés dans les statuts est fixe. En ce sens, il s’agira d’une date très précise avec le jour et le mois. Par exemple, la mention « à partir de la quinzaine du mois » n’est pas précise et ne peut pas constituer la date de clôture de l’exercice comptable.

Notez également que pour les professions libérales, la date de fin d’exercice comptable correspond à la date de la fin de l’année civile. Ce qui veut dire que la clôture de l’année civile sera toujours le 31 décembre et ne peut être changée. Cela concerne surtout les activités libérales sous régime BNC (bénéfices non commerciaux).

Exemples de dates qu’on peut définir comme date de fin d’exercice comptable

Normalement, le cycle d’activité économique d’une société s’aligne à la période d’année civile. Ce qui veut dire que l’exercice comptable débute le 1^er janvier et se termine le 31 décembre. Ce choix est assez logique et facilite la gestion de certains éléments fiscaux et comptables au niveau de l’entreprise. Cela concerne par exemple l’acquittement des obligations sociales comme les cotisations sociales et le paiement des salaires. Ces derniers qui sont clôturés à la fin d’une année civile, c’est-à-dire, le 31 décembre. Toutefois, il n’est pas rare que le cycle d’activité économique d’une entreprise ne convienne pas avec celui d’une année civile. De ce fait, le législateur a donné la possibilité aux associés et actionnaires d’opter pour une autre date afin de clôturer l’exercice comptable. Ainsi, pour une entreprise qui gère une station de ski par exemple, il est plus opportun de caler la fin d’exercice social à la fermeture de l’activité annuelle. Pour ce cas, les stations de ski ferment généralement à la fin du mois de juin. De ce fait, on peut choisir la date du 31 juin pour clôturer l’exercice social chaque année. Notez également qu’au moment de rédiger les statuts de la société, les associés sont parfaitement libres d’opter pour la date qui leur convienne durant la première année d’exercice. Il est alors possible de choisir la date de clôture en référence à la date de création de la société. De ce fait, si on prend l’exemple d’une entreprise qu’on a lancé au mois de septembre :

• On peut opter pour la clôture de l’exercice comptable à la fin de l’année civile (31 décembre). En d’autres termes, cette première année d’exercice social durera 3 mois.
• Les associés peuvent opter pour une durée plus étendue pour éviter d’établir un bilan comptable sur une courte durée. Dans ce cas, ils peuvent reporter la date de la clôture de cette première année fiscale au 31 décembre de l’année suivante. Ainsi, l’exercice comptable durera 15 mois.

Dans tous les cas, s’il y a un changement de la date, étant donné qu’on touchera au contenu des statuts comme pour la dissolution d’une SASU, il faudra faire une annonce légale.

Les étapes de la modification de la date de clôture de l’exercice comptable

Même si le plus facile est de faire correspondre la date d’ouverture et de clôture de l’exercice social avec le cycle d’année civile, les associés peuvent définir un autre cycle. Il faut aussi noter que ces derniers peuvent, au cours de la vie de la société, choisir une autre période pour le cycle d’exercice comptable de l’entreprise. Ainsi, on peut modifier la date de clôture de l’exercice comptable. Les causes de ce changement peuvent être l’ajustement de la date de clôture avec le cycle d’exploitation de la société. Il est également possible que la modification soit motivée par un besoin de s’adapter avec la saisonnalité des activités économiques de l’entreprise. Dans tous les cas, avant de procéder au changement de la date de clôture de l’exercice social de la société, on doit tenir compte des exigences suivantes :

• Les associés décident du changement avant la fin de l’exercice comptable en cours,
• Les associés décident du changement avant la nouvelle date de fin d’exercice choisie.

Pour ce qui est de la procédure à prendre en compte, cela va dépendre de la forme juridique de la société. En ce sens, les étapes à considérer sont différentes pour les sociétés et les entreprises individuelles.

Le cas des sociétés

Pour les sociétés, afin de réaliser le changement de la date de clôture d’un exercice comptable, il faudra considérer les étapes qui suivent :

Convocation d’une assemblée générale des associés et prise de décision

Comme pour décider de la dissolution, la liquidation et la radiation d’une SCI, on doit convoquer une assemblée générale des associés. Il leur revient de décider ensemble du changement de la date de fin d’exercice comptable de la société. Et cela, parce que cette modification de date aura des répercussions sur le contenu des statuts de l’entreprise. Il faut aussi noter que le changement de date doit être approuvé par l’intégralité des associés réunis durant l’assemblée générale. Toutefois, concernant la forme de la décision, cela va dépendre du statut juridique de la société :

• Pour une SAS et une SARL, la décision est prise lors d’une AGE (assemblée générale extraordinaire). Le gérant ou le président de l’entreprise qui convoque les associés doit aussi respecter les modalités stipulées dans les statuts de l’entreprise. Une fois la décision prise, on établira un procès-verbal (PV), signé et daté par l’ensemble des participants à la réunion.
• Concernant les EURL et les SASU, il revient à l’associé unique de prendre et de valider la décision de changement de date. Par contre, il faudra aussi établir un PV.

Publication d’une annonce légale

Dès lors que la décision de changement de la date de clôture de fin d’exercice comptable est prise, le contenu des statuts de la société doit aussi être modifié. Ensuite, on procèdera à la diffusion d’une annonce légale qui permet d’informer les tiers sur cette modification. Cette annonce doit se faire dans un support d’annonce légale du département.

Remplissage de la fiche M2

Le remplissage de la fiche M2 est obligatoire pour tout ce qui concerne les changements dans les statuts de l’entreprise. Il suffira alors de remplir la fiche en fonction du type de société. Une fois rempli, le représentant légal de la société date et signe le formulaire.

Dépôt du PV et de la fiche M2 au greffe du tribunal

Le PV et la fiche M2 dument remplie sont à déposer auprès du greffe du tribunal dont dépend la société. Avec ces documents, il faudra aussi faire parvenir l’exemplaire des statuts de l’entreprise qui ont été mis à jour.

Le cas d’une entreprise individuelle

La possibilité de changer de date ne concerne que les entreprises individuelles sous régime BIC. Il faut aussi noter que la procédure de changement de date de fin d’exercice social est simplifiée pour ce type d’entreprise. Pour cela, vous n’aurez qu’à envoyer une lettre au service des impôts des entreprises dont dépend votre établissement. Dans cette lettre, mentionnez la nouvelle date de fin d’exercice choisie.

Changement de date de clôture de l’année comptable : quelles conséquences ?

Ce changement de date de clôture de l’exercice comptable n’est pas sans conséquence pour les entreprises. En effet, sur le plan fiscal, la base d’imposition sera revue pour les entreprises sous régime d’imposition sur les sociétés. Cela va dépendre de la durée de l’année fiscale en fonction de la date choisie. Cette durée peut être réduite ou étendue. Il y aura aussi des conséquences au niveau comptable et des impacts sur la durée de l’analyse de la comptabilité. Par ailleurs, si un commissaire aux comptes est désigné au sein de l’entreprise, la durée de sa mission sera revue à la hausse ou à la baisse.

Comment créer une entreprise sur le territoire français ?

C’est durant l’étape de création de l’entreprise qu’on définit la date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable de l'entreprise. Mais avant cela, il faut aussi connaitre les autres étapes de sa création :

• Définition du projet d’entreprise.
• Étude de la faisabilité du projet à travers une analyse de l’offre et de la demande sur le marché.
• Établissement du document de présentation du projet, à travers un business plan.
• Option du statut juridique idéal. Il peut s’agir d’une entreprise individuelle, une EURL ou une SASU pour les entrepreneurs qui veulent se lancer seuls. Pour ceux qui ont besoin de collaborer avec des associés, on préfèrera les SARL, les SAS ou les SCI.
• Établissement des statuts de la société qui ne concerne pas les micro-entreprises et les entreprises individuelles. C’est aussi dans ces documents qu’on va mentionner les dates du cycle d’exercice social de la société.
• Regroupement des apports des associés pour constituer le capital social.
• Dépôt du capital social sur un compte en banque professionnel au nom de la société, ou chez un notaire.
• Annonce légale pour faire connaitre aux tiers l’existence de la nouvelle entreprise, dans le département.
• Immatriculation et demande de numéro SIRET sur le guichet unique des entreprises.