L "état des actes accomplis" est un document obligatoire à fournir lors d'une création de société.
Avant même l'immatriculation de l'entreprise et la signature des statuts, une société a souvent besoin de passer certains actes. Il peut s'agir notamment de la signature d'un bail commercial ou de l'ouverture d'un compte destiné à recevoir les apports en numéraires.
Ces actes ont un statut particulier puisqu'ils sont conclus par les associés en nom et pour le compte de la société en formation. Les associés en sont donc entièrement responsables, jusqu’à l'immatriculation de la société où les actes pourront être repris par la société.
Il existe différentes conditions pour qu'un acte soit repris :
- Il doit être signé par les associés agissant au nom et pour le compte de la société en formation, et non par la société directement. Dans ce dernier cas, l'acte sera frappé de nullité absolue, comme conclu avec une société qui n'existe pas. Il sera en outre impossible de le ratifier postérieurement lors de l'immatriculation de la société. L'acte doit donc mentionner explicitement la dénomination sociale de la société, suivi de la mention "société en formation", ainsi que le nom du ou des associés agissant au nom et pour le compte de la société.
- L'acte doit avoir été pris pendant la période de formation. Celle-ci peut durer quelques jours ou plusieurs années. Pour l'administration fiscale, la période de formation des sociétés commerciales débute avec le dépôt des fonds sur un compte bloqué. Néanmoins, les tribunaux ont une vision moins stricte, en considérant que le point de départ de cette période peut correspondre à tout acte prouvant l'intention de créer une société (ouverture d'un compte bancaire, signature d'une promesse de société...).
- L'acte accompli pendant la période de formation doit être nécessaire à la création de la société.
- L'acte doit indiquer la dénomination sociale et l'adresse du siège social de la société en formation.
- Les fondateurs de la société doivent annexer aux statuts un état des actes pris pour le compte de la société en formation (en indiquant l'engagement qui en résulte pour la société).
La signature des statuts et l'immatriculation valent reprise automatique de ces engagements par la société nouvellement créée.
