Créer un Espace de Coworking : Planification et Conseils pour Cultiver la Collaboration

Le télétravail, c’est le quotidien de nombreuses personnes depuis l’apparition du Covid-19. Mais on compte également de plus en plus de professionnels qui se lancent dans le freelancing et qui travaillent de manière indépendante pour gagner leur vie. Ce sont des opportunités qui profitent à certains types d’entrepreneurs. Ces derniers ouvrent des espaces de coworking qui peuvent être loués, avec les équipements et les meubles adaptés, pour faciliter le télétravail. Si ce créneau de marché vous intéresse, voici ce qu’il faut savoir pour créer un espace coworking.

Ce qu’il faut connaitre sur l’espace de coworking

Espace de coworking : de quoi s’agit-il ?

Un espace de coworking est un lieu de travail qui cible les travailleurs indépendants ou les freelancers. Le principe de cet espace est d’organiser dans un cadre spécifique, un lieu de travail qui permet de regrouper de nombreux travailleurs indépendants. Ce lieu de travail permet d’avoir de l’autonomie dans ses actions. Un espace de coworking est également parfait pour rencontrer d’autres compétences, faire des échanges et collaborer avec d’autres freelancers. Ce qui va permettre de développer son activité. En d’autres termes, un espace de coworking est un local où l’on peut trouver des bureaux indépendants et même des salles de réunion. Ces derniers peuvent être loués par des entreprises indépendantes ou des travailleurs indépendants à la journée, à la semaine ou au mois. Le concept permet d’éviter d’engager sur le long terme un local pour sa société ou son entreprise, et limite les charges fixes.

Les avantages de travailler dans un espace de coworking

Avant de se lancer dans la création d’un espace de coworking, il faut connaitre ses avantages chez les travailleurs indépendants. Cela va vous permettre de positionner votre offre par rapport à la concurrence. Mais aussi, vous devez être en connaissance des inconvénients afin de bien mesurer les risques et les défis, et pouvoir les contourner.

Travailler dans un espace de coworking : quels avantages ?

Pour un travailleur indépendant, un espace de coworking présente de multiples avantages :

• Réduire les coûts liés à la prise en charge d’une mission ou d’un contrat en tant que freelancer. En effet, ce type d’espace de travail est bien équipé et évite la location d’un local dont le bail peut engager le freelancer sur plusieurs mois.
• Accéder à des équipements facilitant la prise en charge des contrats. Généralement, en plus du mobilier, on retrouve dans un espace de coworking une connexion internet, des salles de réunion, des meubles de bureau ergonomiques, des imprimantes, des photocopieuses, etc. Il est même possible de louer des vidéoprojecteurs et des ordinateurs si vous n’en avez pas.
• Collaborer avec d’autres compétences. Un espace de coworking est aussi un lieu de partage et d’échange entre professionnels. Il est possible de trouver des pairs dans un métier spécifique sur les lieux. Vous pouvez aussi trouver des travailleurs issus d’autres corps de métiers à qui vous pouvez demander des avis ou des conseils. Si les échanges se passent bien, il est même envisageable de trouver des collaborateurs qui peuvent vous appuyer sur un projet en fréquentant l'espace de coworking.
• Louer un local avec des conditions flexibles. Un travailleur indépendant n’a pas à s’engager sur un mois en louant un espace de coworking. On peut louer un bureau partagé même pour une demi-journée ou pour seulement quelques heures.
• Bénéficier d’un espace de travail calme, loin des tumultes de la maison en cas de télétravail.

Mais en plus de l’espace de travail, ce type d’offre peut s’accompagner de services et prestations annexes comme :

• Un service de restauration,
• Une prestation en coaching ou en accompagnement professionnel,
• Un service de domiciliation d’entreprise,
• Une salle de sport et de détente,
• Un espace multiservice qui permet de faire des photocopies, de la saisie, des impressions,
• Une boutique de vente de fournitures de bureau ou de papeterie,
• Etc.

Certains espaces de coworking organisent également des ateliers, des conférences en tout genre, des formations, etc. En somme, on peut définir divers concepts pour lancer son espace de coworking. Le but étant de faciliter le quotidien des travailleurs indépendants et des télétravailleurs.

L’espace de coworking : quelles limites ?

Malgré les avantages que l’espace de coworking peut présenter, il faut aussi noter qu’il y a des réserves à considérer avant son ouverture. En effet, si un travailleur est employé dans une entreprise, il ne pourra pas accéder à ce type d’espace sans l’accord de son employeur, en cas de télétravail. Il existe également des métiers et des professions qui ne peuvent être dématérialisés. Il faut aussi noter que si le travailleur indépendant engage des salariés pour l’aider, il sera plus difficile de louer un espace de coworking de manière indépendante et libre. Par ailleurs, l’espace de coworking met surtout en avant un open space. Autrement dit, il est probable que ne local ne soit pas totalement silencieux. Ce qui veut dire qu’il ne conviendra pas aux personnes qui recherchent un lieu de travail 100% sans bruits. Les cliquetis des claviers, les appels téléphoniques, les échanges entre travailleurs indépendants, tout cela peut déranger certains profils. Pour terminer, sur des contrats qui nécessitent une grande confidentialité, travailler dans un espace de coworking ne sera pas approprié. Vous aurez du mal à cacher le contenu de vos tâches. Malgré tout, vous avez aussi des offres de local de coworking qui proposent des bureaux fermés, même si c’est encore rare.

Les démarches préalables à faire avant d’ouvrir un espace de coworking

Mener une étude de marché

Une étude de marché va vous permettre de déterminer si le besoin en espace de coworking est existant dans la zone géographique que vous ciblez. Les résultats de cette étude vont aussi vous permettre de connaitre vos concurrents et de cerner les spécificités de leurs offres. Ainsi, vous pourrez savoir si les besoins en espace de coworking ne sont pas déjà couverts dans la majorité par les offres des concurrents. Une étude de marché est également importante afin de cerner les habitudes, comportements et pratiques des clients cibles. Cela permet de savoir s’il y a beaucoup de télétravailleurs dans le secteur que vous ciblez, mais aussi de freelancers. Ces habitudes analysées, vous pourrez également fixer les meilleures prestations et les tarifs appropriés.

Déterminer le bon concept de l’espace de coworking et établir le business plan

Une fois que vous avez les résultats de votre étude de marché, vous pouvez définir le concept de votre projet de création de l’espace coworking. Le concept doit permettre de répondre à certains besoins et vous aider à vous démarquer de vos concurrents. Ainsi, il est possible que dans votre concept, vous proposiez divers services, en plus de la location de salle de travail. Ceci étant, comme pour ouvrir une agence immobilière, il faudra également établir un business plan.  Dans ce business plan, vous avez présenté votre projet dans les détails. On y trouvera la présentation du concept retenu, mais aussi votre business model ainsi que votre stratégie marketing et commerciale. Vous aurez également à présenter les besoins de votre société d’espace de coworking :

• L’équipe de votre espace de coworking,
• Les équipements et mobiliers dont vous avez besoin

Vous devez aussi les chiffrer et présenter les besoins financiers en termes d’investissement, dépenses et charges en tout genre. Ce sera également à partir de ce business plan que vous pourrez vous projeter financièrement afin de savoir le projet de création d’un espace de coworking est viable ou non. Vous pourrez le savoir en établissant un tableau sur vos plans de trésorerie, votre bilan prévisionnel, le compte de résultat prévisionnel, etc.

Être au courant des normes et des règlementations en vigueur

Avant d’ouvrir un espace de coworking, il y a de nombreuses normes et règles auxquelles vous devez vous plier. Cela concerne entre autres :

• Le permis d’exploitation commerciale,
• Les normes sur la sécurité incendie,
• Les règles d’hygiène surtout si l’espace de coworking propose un service de restauration,
• Le respect du système d’assainissement,
• La sécurité des travailleurs qui engagent les lieux,
• L’ergonomie,
• L’accessibilité de l’espace de coworking qui doit permettre aux personnes à mobilité réduite de circuler librement,
• Etc.

Dans la pratique, vous devez vous renseigner sur les points à respecter concernent les établissements qui reçoivent du public et ceux qui reçoivent des travailleurs. Outre ces points, vous êtes également dans l’obligation de souscrire à une assurance. En règle générale, il vous faudra une couverture sur vos responsabilités civiles professionnelles. Cela permet de protéger vos employés, les travailleurs qui louent le lieu, les clients en tout genre, les tiers, les dommages matériels et immatériels, etc. Pensez également à toujours établir un contrat de prestation de service avec les clients qui engagent vos locaux. Cette obligation est une exigence des autorités compétentes.

Trouver le bon local pour installer son espace de coworking

Rechercher le bon emplacement et le bon local pour votre espace de coworking contribue au développement et à la réussite de votre stratégie marketing et commerciale. Idéalement dans ce cas, préférez les zones desservies par les principales commodités comme les transports publics. Cela facilitera l'accès à vos locaux par les travailleurs indépendants qui ne possèdent pas de bureau ou qui recherchent ponctuellement un endroit où travailler. Prenez également soin d’engager un local qui ait un parking ou une aire de stationnement à proximité. Et même si l’endroit à privilégier doit être assez calme, un local en centre-ville facilitera l’accès par vos cibles. Il y a aussi les centres d’affaires qui sont parfaits pour ce genre d’activité. Vous pourrez héberger une start-up et avoir un espace de coworking qui peut devenir un véritable incubateur. Pour vous aider à trouver le bon local, sachez qu’une espace de coworking doit :

• Faire au minimum 15 m²,
• Avoir 10 m² tout au moins si vous offrez un bureau individuel à vos clients,
• Avoir 11 m² si vous proposez un espace fermé comme bureau collectif.

Comment financer la création d’un espace de coworking ?

Le financement est un sujet délicat, mais à étudier avec minutie pour pouvoir créer et ouvrir votre espace de coworking. En effet, pour ouvrir un espace de coworking, vous devez prévoir un budget assez conséquent. Cela concerne :

• L’acquisition ou location du local,
• Les travaux pour la rénovation, l’agencement et l’équipement du local,
• L’achat des meubles et des équipements de bureau,
• Le système de sécurité,
• Le recrutement des employés,
• L’aménagement et l’équipement de la cuisine,
• Etc.

Pour assurer le financement, vous pouvez avoir recours à :

• Vos économies,
• Des prêts professionnels. Mais dans ce cas, il faut s’assurer d’avoir un business plan convaincant et percutant,
• Des dons de vos proches,
• Le crowdfunding,
• Etc.

Quel statut juridique pour créer l’entreprise pour son espace de coworking ?

L’ouverture d’un espace de coworking demande le passage par certaines formalités administratives. Pour ce faire, comme toutes activités professionnelles, vous devez avoir une structure juridique en bonne et due forme. Ainsi, il est indispensable de créer une société pour votre espace de coworking. Cela passe par le choix du statut juridique de votre l’entrepris :

• La microentreprise. Si la société de votre espace de coworking ne vise pas un chiffre d’affaires trop élevé, c’est le statut idéal. De plus, monter une microentreprise ne demande pas de formalités administratives trop complexes. Mais attention, il s’agit d’une entreprise en votre nom propre. Si la société fait défaut dans le paiement de ses dettes, vos avoirs personnels seront touchés.
• La SASU et l’EURL. Ce sont des formes de sociétés qui vous permettent de lancer votre projet en tant qu’associé unique, comme pour devenir marchand de biens. Vos responsabilités seront également limitées et vous pouvez lancer la création de l’espace de coworking avec un capital de seulement 1 euro.
• La SAS et la SARL. Elles sont à privilégier si vous souhaitez avoir des associés dans le lancement de votre projet. La différence est que vous aurez à désigner un président, salarié, pour diriger votre SAS. Pour la SARL, on peut nommer un gérant ou des cogérants dans la direction. En tant qu’associé majoritaire, vous pouvez vous-même diriger la société, mais en tant que travailleur non-salarié. Ce ne sera pas le cas pour les associés égalitaires et minoritaires. Ces derniers peuvent être des salariés bénéficiant d’une protection sociale et des droits au chômage.