Gérer la Comptabilité d'un Restaurant : Bonnes Pratiques et Outils Recommandés

La tenue de la comptabilité d’un restaurant peut s’avérer compliquée. En effet, il s’agit d’une activité qui présente quelques particularités qui ne ressemblent pas à la comptabilité des autres types de sociétés. En effet, dans les activités d’un restaurant, il n’y a pas que les plats et les boissons qui font les entrées en actif. Vous avez aussi les pourboires qui sont à considérer ainsi que les diverses consignations. Cela peut compliquer l’enregistrement de certaines libellées comptables. De ce fait, il faut bien comprendre le système de gestion comptable d’un restaurant avant de se lancer.

La gestion comptable d’un restaurant : ce qu’il faut savoir

Utilité de la tenue comptable au sein d’un restaurant

Généralement, quand on ouvre un établissement dans le secteur de la restauration et des métiers de bouche, l’idéal c’est de choisir le statut de société commerciale. Le projet en ce sens peut concerner l’ouverture d’un snack ou d’un restaurant gastronomique, l’ouverture d’une pâtisserie ou autres. Ce qui les oblige à se positionner au régime d’imposition sur les sociétés. Mais également, la société de restauration doit se plier à la tenue d’une comptabilité générale. Idéalement dans ce cas, le gérant du restaurant doit faire engager un comptable de formation qui fera la gestion comptable de l’établissement. Il peut également faire appel au service d’un cabinet comptable pour l’aider dans cette activité. Par ailleurs, même si la tenue d’une comptabilité est une exigence légale, le gérant du restaurant ne peut assurer le suivi de ses intrants et extrants qu’avec ce système. Les données comptables de sa société lui permettent d’étudier le fonctionnement de cette dernière. Mais surtout, les éléments comptables analysés permettent de connaître avec pertinence la rentabilité de la société et de ses activités. En d’autres termes, pour le gérant et les associés du restaurant, les informations comptables permettent de prendre des décisions stratégiques. Ce qui va assurer la croissance de l’entreprise de restauration. Il faut aussi noter qu’en assurant un bon suivi de la comptabilité, la gestion de la trésorerie sera optimale.

Pratique de la gestion comptable d’un restaurant

Tenir la comptabilité d’un restaurant n’est pas facile. Il ne s’agit pas de réaliser une création de mets avec les ingrédients qui sont mis à votre disposition. La créativité et l’improvisation n’ont pas leur place dans les opérations comptables. Malgré tout, comme avec les plats que vous allez servir, il faut de la maîtrise et de la rigueur dans la gestion des différentes opérations comptables.

Bien s’organiser

La gestion d’une entreprise comme un restaurant est complexe. Il faudra ainsi, optimiser votre temps dans la gestion de l’entreprise. Vous devez prendre du temps pour réaliser les tâches administratives de votre société de restaurant. Concernant les tâches comptables au sein d’un restaurant, vous devez vous plier à une certaine organisation au quotidien comprenant :

• La consultation des emails,
• La copie numérique des documents de comptabilité qui arrivent chez vous. Ce sont surtout les factures, les bons de commande et de livraison, les tickets de caisse, etc.
• Le classement et l’archivage de ces documents comptables.

Comme conseil, nous recommandons de classer les pièces comptables physiquement dans deux classeurs différents :

• Dans le premier classeur, on retrouvera tous les documents et pièces justificatives concernant les achats. Pensez également à séparer l’intérieur du classeur en 12 (correspondant aux 12 mois de l’année). Cela permet de bien identifier les pièces que vous avez enregistrées par mois.
• Dans le second classeur, vous pourrez répartir les autres pièces comptables selon leur nature. Il peut s’agir des déclarations fiscales, des pièces provenant des banques, des fiches de paie, etc.

Effectuer une bonne ventilation des achats et des ventes réalisées

Lorsque vous maîtrisez les méthodes de tenue de la comptabilité d’un restaurant, vous saurez piloter plus facilement les opérations comptables. Une bonne ventilation des entrées et des sorties améliore votre gestion comptable sur le long terme dans ce cas.

Comptabilisation des entrées

Idéalement, utilisez un logiciel de caisse pour enregistrer les recettes réalisées par votre restaurant. Cet enregistrement se fera de manière automatique et calculera en même temps le taux de TVA applicable. Cela permet de faciliter la déclaration de la TVA. En effet, vous pourrez plus aisément assurer la ventilation des acquisitions en appliquant la TVA appropriée. Avec un logiciel de caisse, il vous sera même possible d’obtenir un ticket Z. Ce ticket est fourni par le logiciel à la fin de la journée. Il vous permet de faire la répartition des revenus selon le mode de paiement qui a été utilisé.

Comptabilisation des sorties

Lorsque vous faites la déclaration de la TVA, il n’est pas utile de mentionner le taux de TVA sur les tarifs des entrées enregistrées. En d’autres termes, vous n’avez pas besoin de réaliser une ventilation des sorties en fonction de la TVA déductible. Cela concerne seulement les ventes réalisées. Toutefois, la gestion des sorties est assez complexe surtout au niveau des dépenses affectées aux boissons et ingrédients des vos plats. Il est préférable dans ce cas, de solliciter l’appui d’un expert comptable ou d’engager un comptable de formation. Il sera à même d’établir un plan comptable approprié qui permettra d’enregistrer ce type d’opération. Il faut noter que dans l’enregistrement comptable, on doit considérer certaines opérations complexes. Prenons l’exemple de l’achat de boissons consignées. Il faut considérer les points ci-après :

• Consigner la boisson,
• Déconsigner son achat,
• Restituer les emballages de la boisson,

Ces spécificités de l’opération d’achat d’une société comme un restaurant demandent de la maîtrise comptable et de la rigueur.

Les spécificités de la comptabilité d’un restaurant qu’il faut maîtriser

Mise à part la ventilation des entrées et des sorties réalisées par le restaurant, il faut également prendre en considération certains points. Ces derniers font la particularité de la gestion comptable au sein d’un restaurant.

La TVA que le restaurant collecte

Même si les activités d’un restaurant semblent standards, il faut noter qu’il propose différents services et prestations. De ce fait, les taux de TVA à appliquer diffèrent en fonction de la prestation fournie :

• TVA à 5.5 % appliquée sur la vente des plats et des boissons non alcooliques si la consommation ne se fait pas sur place.
• Un taux de 10 % pour les plats et des boissons non alcooliques s’ils sont consommés immédiatement et sur place.
• TVA à 20 % sur toutes les ventes de boissons avec alcool.

Afin de faciliter la collecte de ces TVA, on peut paramétrer le logiciel de caisse qui fera le calcul automatiquement. Ensuite, avec le ticket Z et l’enregistrement des flux de caisse, le logiciel enregistrent les opérations dans le journal de comptabilité.

Les spécificités de la livraison de plats à domicile

Un restaurant peut également se lancer dans la livraison à domicile. Ce qui va demander une considération comptable spécifique. En effet, le restaurateur doit prendre en compte, le transport qui permet d’effectuer le service. Le transport des mets à livrer demande un enregistrement spécifique en termes de comptabilité. Pour cela, il faut considérer :

• Le packaging ou le contenant pour livrer le repas,
• Les dépenses liées à la distribution réalisée par un employé,
• Les commissions perçues par les services de livraison comme Just Eat, Deliveroo ou autres.

Il faut aussi noter que le coût de chacun de ces libellés variera en fonction du fournisseur de service de livraison. Mais nous recommandons de prendre en compte les commissions perçues qui peuvent avoir des répercussions importantes sur les bénéfices dégagés par le restaurant. À noter également qu’avec un service de livraison, le taux de la TVA applicable est de 10 %. Toutefois, si vous livrez des plats conditionnés dans des contenants qui permettent la consommation différée, le taux est à 5.5 %. Il en sera de même pour la livraison des boissons sans alcool conditionnées dans des cannettes.

Les repas des salariés du restaurant

La comptabilité du restaurant considère également l’enregistrement des repas consommés par les salariés de l’établissement. En effet, par principe, les salariés d’un restaurant travaillent à l’heure habituelle des repas. Il est donc de l’obligation du restaurateur de donner à manger à ses employés. Il s’agit d’une indemnisation en nature qui fait partie des avantages du salarié. En d’autres termes, l’indemnité devra apparaître dans sa fiche de paie. Pour le calcul, la moyenne à afficher est à 3.65 euros par jour si l’employé ne travaille qu’à l’heure d’un seul repas. Le tarif est donc de 7.30 euros s’il jouit de deux repas au quotidien. À noter dans ce cas que si l’employé travaille plus de 5h par jour, il bénéficie de 2 repas. Par ailleurs, lorsque cet avantage est mentionné sur la fiche de paie, en termes de comptabilité, cela demande :

• Une considération dans le calcul des cotisations sociales de l’employeur,
• Une répercussion sur l’impôt sur le revenu de l’employé.

Concernant l’enregistrement comptable de ce type d’avantage pour une société comme un restaurant, on aura :

• Le repas de l’employé en tant qu’avantage en nature sera enregistré comme intrant au compte 6417.
• Le repas octroyé au salarié sera affecté aux extrants du compte 726 sous le libellé de production consommée.

Les indicateurs comptables à considérer pour un restaurant

La marge

Pour calculer la rentabilité d’un établissement de restauration, il faut considérer sa marge brute. Pour ce faire, prenez en compte le chiffre d’affaires de la société de restauration HT (CA) et les dépenses réalisées sur les matières premières (CMP). La marge brute s’obtient en soustrayant le CA avec le CMP. Si on veut avoir le taux de cette marge, le résultat de la formule précédente est à diviser par le CA. Concernant la marge nette, elle est dite positive si le taux de marge permet de couvrir à plus de 50 % les charges fixes de la société. Cependant, dans le secteur de la restauration, ce taux doit être supérieur à 70 %.

Le CA par individu

Cet indicateur a pour but d’analyser les recettes réalisées sur une période bien définie, par salarié. Ces salariés doivent en ce sens, avoir effectué un temps de travail à temps plein (ETP). Il aide à connaître la productivité de chaque employé et permettre d’établir un planning approprié afin d’optimiser les profits de l’entreprise de restauration. Afin de connaître le CA hebdomadaire par individu, on fera le calcul en divisant les revenus par semaine par le nombre de salariés qui travaille en ETP.

Comment créer la société pour son restaurant ?

Avant de se lancer dans un projet de création de restaurants, il faut connaître les démarches pour créer une société.

Choisir le statut juridique de la société pour le restaurant

C’est la première étape pour créer une société. Sachez dans ce cas qu’il est préférable de choisir une forme juridique commerciale pour assurer la pérennité et bien gérer la comptabilité du restaurant. Pour cela, les statuts comme la SARL et la SAS sont recommandés. Ces derniers permettent de créer la société de restauration avec des associés. Ils offrent également de la flexibilité dans la gestion de l’entreprise tout en protégeant le patrimoine personnel de l’associé. De plus, on peut se lancer seul avec ces statuts étant donné que la SARL existe en version unipersonnelle qui est l’EURL. Concernant la SAS, on peut choisir la SASU si on veut être un associé unique.

La rédaction des statuts de l’entreprise

Pour les sociétés commerciales comme les SARL ou EURL et les SAS ou SASU, il est obligatoire de rédiger les statuts de l’entreprise. Ces statuts permettent de définir les spécificités de gestion de la société et son fonctionnement. Ils mentionnent également le statut du dirigeant ou du gérant ainsi que la procédure permettant sa nomination. On y trouvera aussi la répartition des apports des associés qui aura des impacts sur le partage des dividendes.

La constitution du capital social et son dépôt

Pour avoir le titre d’associé au sein de l’entreprise, il faut injecter des apports dans son capital social. Cet apport peut être une somme d’argent, des biens matériels ou immatériels ou des connaissances et compétences. Une fois que les fonds sont réunis pour constituer le capital social, on doit le déposer sur le compte bancaire du restaurant. Il est également possible de faire ce dépôt chez un notaire. Récupérez l’attestation de dépôt, car elle sera demandée lors de l’immatriculation de la société.

La publication d’une annonce dans un JAL

Cette annonce permet de faire connaître aux tiers, l’existence de l’entreprise dans le département. Il s’agit d’une annonce payante qui doit contenir des informations spécifiques concernant la société comme :

• Sa dénomination sociale
• Son siège social
• Le montant du capital social
• Le nom du gérant
• Etc.

L’immatriculation de la société pour le restaurant

Cette dernière étape est à faire sur le guichet unique de la plateforme en ligne de l’INPI. Vous devez créer un compte pour votre société dans un premier temps. Ensuite, fournissez les documents demandés directement en ligne. Il s’agit des statuts de l’entreprise, du justificatif de dépôt de capital, de l’attestation de publication de l’annonce légale, etc. Une fois la demande validée, vous disposerez d’un extrait kbis et d’un numéro SIRET.